Компании предложили провести кадровую оптимизацию. Что это значит?

Кадровой оптимизацией называют процесс оценки эффективности труда сотрудников компании и принятия решения о дальнейших мерах касательно состава и структуры персонала. Оптимизация кадрового состава может проводиться разными способами, но все они должны повысить производительность труда или снизить расходы на персонал.

Зачем проводится кадровая оптимизация

Главная цель любого бизнеса – получение прибыли, а для этого важно увеличивать объём выручки и снижать издержки. Таким образом, каждый бизнесмен стремится повышать экономическую эффективность бизнеса. Между указанными способами повышения рентабельности имеется прямая связь. Но современные условия с жёсткой конкуренцией за внимание потребителей и перенасыщенностью рынка существенно усложняют повышение оборотов и цен на товары. Поэтому более простым и действенным вариантом повысить эффективность бизнеса становится сокращение расходов.

Чтобы уменьшить издержки, нужно провести анализ структуры затрат и выбрать наиболее внушительные расходы. После этого необходимо определить список затрат, которые в принципе возможно сократить, и в какой мере можно управлять этими расходами. Одни из основных издержек, которые возможно сократить в определённой мере – затраты на содержание персонала, включающие:

• выплату заработной платы, отчисления в Фонд оплаты труда;
• обеспечение социального пакета, льгот для сотрудников;
• обучение, переподготовку работников;
• подбор, наём кадров;
• гарантию техники безопасности;
• содержание рабочих мест (спецодежда, освещение, отопление, уборка помещений и пр.);
• специфические кадровые расходы, уникальные для отдельных предприятий.

Получается, что оптимизация персонала позволяет сократить не только отчисления ФОТ, но и другие затраты, которые связаны с персоналом. Грамотное распределение человеческих ресурсов позволяет повысить рентабельность бизнеса. Оптимизация помогает выявить неэффективные и недисциплинированные кадры и избавиться от них, повысив средний фактический уровень квалификации и мотивацию остальных сотрудников. Также это облегчает совершенствование организационной структуры предприятия и решение управленческих проблем, снижает издержки на трудовую деятельность.

Важно! Есть два схожих, но разных термина, которые нельзя путать: оптимизация персонала или численности кадров.

Оптимизацией численности работников называют комплекс кадровых мероприятий, способствующих изменению количества сотрудников конкретных подразделений либо компании в целом. Такие изменения требуют обязательного корректирования штатного расписания.

Оптимизация кадров является более общим и широким понятием, при котором могут сокращать или расширять штат, предпринимать другие меры, не приводящие к изменению штатного состава фирмы. Сюда относится переподготовка кадров, пересмотр параметров оценки эффективности труда, корректировка графика работы.

Формы кадровой оптимизации

Для разработки дальнейшего плана действий и выбора методов оптимизации важно оценивать производительность труда сотрудников, используя хронометраж рабочего времени и другие критерии. Важно составить перечень обязанностей каждого сотрудника и структурного подразделения организации, выявлять сбои в рабочих процессах и их причины.

Кадровая оптимизация может проводиться в нескольких формах, которые призваны:

• повысить долю квалифицированных кадров;
• сократить денежные расходы на содержание штата;
• сократить численность сотрудников;
• оптимизировать рабочее время персонала.

Подбор конкретных форм индивидуален в каждом случае и зависит от нескольких моментов: направление деятельности, масштабы компании, сложившиеся условия, устойчивость к внешним и внутренним факторам. Главный внутренний фактор – рабочая атмосфера в фирме: при напряжённых взаимоотношениях между сотрудниками рабочие процессы обычно замедляются. Также негативным фактором является низкий уровень автоматизации процессов (ведение бумажного документооборота, ручное заполнение бумаг), неточности определения функций сотрудников, дублирующиеся должностные обязанности работников.

Важно! Благодаря предварительному анализу причин проблем с персоналом удаётся принимать правильные кадровые решения.

Способы оптимизации кадров

Если владелец бизнеса делает вывод о необходимости оптимизации кадров, существует четыре способа решения проблемы:

• Увольнение части работников. Сокращать необходимо лишь тех сотрудников, принимающих минимальное участие в получении прибыли предприятия. Данный метод считается эффективным, если причиной низкой рентабельности компании является экономически необоснованное разрастание штата.
• Расформирование отдельных служб и департаментов. Должностные обязанности работников некоторых отделов можно смело передавать сотрудникам других подразделений без снижения производительности выполняемых процессов.
• Заключение договоров на аутстаффинг или аутсорсинг. В первом случае руководитель фирмы направляет сотрудников для выполнения определённых функций и задач в другую компанию для обеспечения персонала нужным объёмом работ. Также владелец бизнеса может передавать некоторые рабочие процессы на аутсорсинг сторонним специалистам. Как правило, на оплату услуг по таким договорам уходит намного меньше средств, чем на содержание штатных специалистов.
• Лизинг специалистов. В данном случае фирма «приобретает» права на интеллектуальную собственность (функции, способности сотрудников) и передаёт их во временное пользование сторонней компании (лизингополучатель). На протяжении срока действия лизингового договора «пользователь прав» выплачивает «владельцу» цену приобретённой интеллектуальной собственности с вознаграждением за лизинг.

Важно! Если рассматривать российское законодательство, то термин «лизинг сотрудников» считается некорректным, поскольку люди не могут быть предметами арендного правоотношения. Поэтому в лизинг «сдают» не самих работников, а их навыки, знания и опыт.

Стоит учесть, что перед проведением кадровой оптимизации руководители организации должны попробовать другие методы, как улучшить эффективность бизнеса при имеющемся штате работников. Сокращение сотрудников является крайней мерой, которую применяют при неэффективности других решений. Нередко приходится искать весьма неординарные подходы к оптимизации рабочих процессов для удержания лидирующей позиции компании или выведения на более качественный конкурентный уровень.

Порядок действий при кадровой оптимизации

Изменения структуры и численности кадров является суровой мерой, особенно когда речь идёт о массовых увольнениях. Поэтому при финансовом или организационном кризисе очень важно грамотно пройти все этапы оптимизации:

1. Анализ задач бизнеса и кадрового состава. В первую очередь нужно изучить программную и стратегическую документацию с указанием целей организации, проанализировать структуру штата по уровням и второстепенным критериям (пол и возраст, должности и квалификацию, функциональную нагрузку и производительность сотрудников).
2. Оптимизация рабочих процессов. Перед радикальным перекраиванием штата предприятия нужно попытаться автоматизировать бизнес-процессы, пересмотреть отдельные аспекты деятельности фирмы для обеспечения лучших результатов и устранения острой необходимости сокращения сотрудников. По крайней мере, это позволит минимизировать количество увольнений.
3. Разработка нового кадрового состава. Очень важно определить необходимое количество сотрудников по каждой актуальной должности.
4. Подбор методов и инструментов проведения оптимизации персонала. Требуется тщательно продумать плюсы и минусы каждого варианта с возможными рисками, поскольку на практике многие методы не настолько эффективны, как в теории. К примеру, сокращение, на первый взгляд, неважных сотрудников может стать причиной полной остановки бизнес-процессов.
5. Документальное отражение. Проводимые кадровые изменения необходимо внести в положение об организационной структуре и другие локальные нормативные акты фирмы, разработать и утвердить новое штатное расписание. Также обязательным является оформление всех необходимых приказов, распоряжений, уведомлений, соглашений.

Если вы затрудняетесь с планированием и проведением кадровой оптимизации в своей организации, можете обратиться за помощью в AUDSTON. Специалисты компании предоставляют целый комплекс аутсорсинговых услуг, включая оптимизацию численности сотрудников под конкретные требования клиентов.