Как восстановить первичные документы, если контрагент ликвидирован?

Из-за постоянной смены действующих и принятия новых нормативно-правовых актов, нехватки времени и квалификации бухгалтеров в различных компаниях часто возникают проблемы из-за неправильного ведения бухгалтерского учёта. Подчас это приводит к потере первичной документации и необходимости восстанавливать её за определённые периоды времени.

Бывает так, что прежние бухгалтеры передают новым специалистам неполный пакет первички за предшествующий период либо вообще теряют архив. Могут возникнуть и другие непредвиденные обстоятельства, к примеру, кража бухгалтерских бумаг. В этих и других ситуациях нужно полное или частичное восстановление первичных документов или отчётности за конкретные сроки.

Компания AUDSTON как раз предоставляет помощь в решении подобных вопросов. Команда квалифицированных специалистов оказывает комплексные услуги бухгалтерского и юридического аутсорсинга, включая восстановление первичных документов даже в самых сложных ситуациях, к примеру, при ликвидации контрагентов. При этом цена аутсорса у нас является наиболее приемлемой в Москве.

Важность и цели восстановления первичной отчётности

Потеря первичных документов является частой головной болью различных организаций. В согласии с пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса России, учётную документацию для расчёта и уплаты налогов необходимо хранить на предприятии четыре года. Согласно п. 1 ст. 17 ФЗ №129 «О бухгалтерском учёте» от 21.11.1996 г., компании должны хранить «первичку» минимум пять лет.

Сохранность подлинников становится важнейшей обязанностью сотрудников бухгалтерии. А в случае утраты бумаг нужно обязательно предпринимать необходимые действия по их восстановлению. Если же подобные попытки окажутся безуспешными, требуется документально фиксировать все действия по возврату бумаг, ведь при определённых событиях это может стать спасением для фирмы от наложения серьёзных штрафов и внушительных доначислений.

Главная цель воссоздания первички и бухгалтерской отчётности – наведение порядка в документации фирмы согласно требованиям действующего законодательства. Чтобы минимизировать нежелательные финансовые последствия из-за нарушений законов в прежние периоды времени, при восстановлении учётных бумаг необходимо подавать уточнённые налоговые декларации, исправленные формы бухгалтерской отчётности. При этом нужно привести в порядок все регистры налогового и бухучёта.

Порядок действий для восстановления первичной документации

Восстановление учёта считается весьма сложным процессом. Для начала необходимо провести анализ документации и определить, какие бумаги и отчёты требуется восстанавливать. Также нужно оценить фактическое состояние документов, проведённых через бухгалтерскую программу. После этого нужно составить план дальнейших действий, поэтапно обозначить каждую стадию процесса и доступные сроки.

Чтобы воссоздать первичку, могут потребоваться следующие действия:

1. Оценить состояние документов, имеющихся в распоряжении компании, и составить план работы по восстановлению бухучёта.
2. Восстановить первичную документацию и отчёты, по необходимости сдать уточнённые декларации.
3. Восстановить кадровые документы.
4. Провести инвентаризацию (запросить акты сверки и бумаги, имеющиеся у контрагентов, в контролирующих органах), чтобы правильно и корректно разнести по регистрам учёта.
5. Восстановить цифровые данные с помощью программного обеспечения.
6. Провести анализ документации и ПО для ведения бухучёта предприятия согласно действующим нормам НК РФ, что позволит качественно восстановить бухгалтерский и налоговый учёт.

Отметим, что восстанавливать утерянные отчёты, справки, чеки и прочую документацию желательно до того, как вы будете сдавать очередную отчётность – это устраняет необходимость корректирования деклараций и сдачи уточнений в дальнейшем.

Восстановление первичной документации

При потере внутреннего первичного документа (например, ОС-1, ОС-5 и пр.) можно попытаться найти его в базе данных и распечатать, чтобы его переподписали те же сотрудниками. Если же специалисты, заверяющие оригинал, больше не работают в фирме и нет возможности связаться с ними, то восстановленную бумагу могут подписать действующие работники – в этом случае нужно проставить штамп «Дубликат».

На законодательном уровне нет чётких механизмов, как воссоздавать утраченные документы, также нет и строгих требований к дубликатам. Поэтому организации имеют право самостоятельно их утверждать.

Если же были утеряны первичные бухгалтерские документы, полученные от контрагентов, то порядок действий будет аналогичным восстановлению договора, что рассмотрено в нижестоящих разделах.

Воссоздание банковских выписок, кассовых чеков

Чтобы получить утерянные бумаги из банков, достаточно подать в финансовую организацию соответствующее заявление. При этом нужно обязательно указать реквизиты документов. В случае с кассовыми чеками дела обстоят сложнее. Схема восстановления может различаться, в зависимости от способов проведённых платежей.

При оплате с карты в терминале и обнаружении утраты в течение дня возможна распечатка копии чека в том же аппарате. На следующие сутки откроется отчётность за новый день, а суммированные платежи за предшествующие сутки вносятся в отчёт и отправляются в налоговую службу. Поэтому для восстановления утраченного чека из терминала по прошествии бо́льшего времени потребуется подавать заявку на выдачу копии конкретному продавцу.

Копию необходимо заверять в согласии с общепринятыми правилами (наличие печати, ФИО ответственного лица, даты, подписи).

Если продавец по техническим причинам не может выдать копию, следует подать запрос в банк, чтобы получить дубликат чека. В заявлении требуется указывать суммы, даты оплат (желательно с точным временем), данные владельцев карт. В данном случае на восстановление может уйти до 7 рабочих дней.

Другой случай – воссоздание чеков по оплате наличными. Для этого требуется обратиться к продавцам с заявлениями о получении дубликатов. Продавцы «поднимают» сшив документов за определённый период дату и снимают копии нужных чеков, которые также нуждаются в заверении.

Третий вид случаев – повторное получение электронных квитанций. Дубликаты чеков выдают только при условии наличия у продавцов специального приложения. Распечатка дубликатов возможна в течение месяца с момента покупки. В этом случае можно быстро получить чек за 10 минут без необходимости заверения. При этом фискальные документы могут быть пересланы на email.

Восстановление счётов-фактур

Если счета-фактуры были утеряны или уничтожены, воссоздать их можно двумя способами. Так, можно отправить запрос продавцам для получения заверенной копии либо дубликатов. Согласно Постановлению Президиума Высшего арбитражного суда № 6961/10 от 09.11.2010 г., вычет НДС можно подтверждать копией счёта-фактуры. Но если речь идёт о дубликате, правомерность вычета требуется отстаивать согласно Письму Минфина России №03-07-09/9057 от 14.02.2019 г.

Так, споры могут возникнуть при несовпадении подписей. Зачастую арбитры удовлетворяют права на вычет НДС при наличии объективных причин, например, при увольнении сотрудника, ставившего подпись (согласно Постановлению АС Центрального округа №Ф10-1645/2016 от 01.06.2016 г.). Если же возникают сомнения в подлинности подписей на счетах-фактурах, суд может назначить почерковедческую экспертизу.

Восстановление договоров

При потере договора самый простой и эффективный вариант его восстановления – обратиться к контрагенту, направив запрос о выдаче дубликата. Для этого используется нотариально заверенная копия документа, имеющаяся у второй стороны сделки. Но что делать, если связь с контрагентом отсутствует или юридическое лицо вообще ликвидировано? В этом случае можно воспользоваться ЕГРЮЛ, чтобы узнать статус и реквизиты партнёра, а при необходимости обратиться к правопреемнику либо ликвидатору.

Важно! В случае завершённой ликвидации юридического лица шансы переподписать договоры являются минимальными, поскольку все печати подлежат уничтожению.

Возможным вариантом решения проблемы становится изучение электронной переписки с контрагентом. Согласно пункту 2 статьи 434 ГК РФ, государственные судебные органы признают официальными договоры, которые заключены в переписке по email, но только при наличии письменной формы. Единственным условием является возможность достоверного установления факта, что электронные документы исходили от сторон сделки.

Некоторые договоры (по сделкам с недвижимостью, с интеллектуальной собственностью) подлежат обязательной регистрации. При их утере можно обратиться с запросом выдачи копии в Росреестр или Роспатент.

Важность ведения ЭДО

После восстановления всех первичных документов очень важно позаботиться об их безопасности и защите от утери. Отличным инструментом для этого становится ведение электронного документооборота. Конечно, для маленьких фирм с единичными документами ЭДО может быть нецелесообразным вариантом. Но для крупных компаний с ежемесячным оборотом документов более 1000 шт. использование электронного формата работы с документами может стать настоящим спасением.

При бумажном и электронном документообороте крайне важно разработать особый регламент для контроля за подписанием первичной документации. Для этого нужно определить перечень должностных лиц, установить регулярность проведения проверок отчётности, предусмотреть ответственность за нарушение ведения отчётности и способы восстановления утерянных бумаг. Даже если работаете с бумажными первичными документами, рекомендуем завести базу данных для хранения скан-копий.

Специалисты компании AUDSTON готовы помочь со всеми этими вопросами. При необходимости юристы обращаются в банки и кредитные организации для восстановления платёжных поручений и выписок, связываются с контрагентами для получения дубликатов договоров, актов, счетов-фактур, запрашивают копии учредительной документации в налоговой инспекции. Также мы помогаем внедрить систему ЭДО на любом предприятии.